По данным Legal Insight, 49% компаний стремятся автоматизировать работу юристов, также 57% ставят в приоритет оптимизацию процессов в отделе. При этом часто компании совершают ошибки при внедрении, из-за которых теряют миллионы рублей.
Дмитрий Козлов, руководитель департамента продаж в компании Embedika, рассказал, с какими проблемами могут столкнуться компании при внедрении ИТ-решений в юридические процессы.
Ниже приводим текст оригинальной публикации.
1. Автоматизация ради автоматизации
Часто компании перед внедрением проводят исследование рынка: изучают существующие решения, репутацию вендоров, потенциальные выгоды от внедрения. При этом действия могут быть продиктованы не стремлением найти лучшие предложения для решения конкретных проблем, а модой на автоматизацию или желанием автоматизировать процессы, не углубляясь в реальные запросы и задачи отделов.
Проблема в том, что при таком анализе заказчик не выявляет конкретную боль, а присматривается в целом, какие продукты помогают оптимизировать те или иные рабочие процессы. То есть бизнес-задача адаптируется под решение, а не наоборот.
К нам обращались компании, которые хотели автоматизировать работу с шаблонами договоров. Все сводилось к быстрому созданию нового шаблона договора, который должен сократить время работы сотрудников.
Когда мы предлагали более простые решения в виде определения готовых договоров, которые уже используются компанией на практике, и их последующей шаблонизации, предложение не находило отклика. Компаниям хотелось, чтобы договор создавался «автоматически».
На мой взгляд, эти два подхода абсолютно идентичны по затраченному времени сотрудников, но на порядок отличаются по стоимости.
Еще одна сложность заключается в том, что изучают рыночные решения чаще всего не профильные специалисты, чьи задачи нужно решить, например, юристы, а сотрудники отделов по цифровизации.
Их конечная цель — провести исследование и сформировать отчет, а не найти решение проблем, поэтому после презентации результатов работы процесс останавливается.
Совет: Если вы считаете, что процессы в компании нужно автоматизировать, выявите конкретные запросы команд и функциональных отделов и ищите решения совместно с ними.
2. Желание внедрить продукт дешево и быстро
Важно помнить, что базовые функции LegalTech-решений доступны в коробочном формате, но персонализированный сервис требует кастомизации или разработки с нуля. Поэтому даже для пилотной версии доработка требует времени и ресурсов: как финансовых, так и человеческих. Например, чтобы качественно размечать риски в договорах, формировать датасеты для обучения, настраивать и калибровать алгоритм.
Когда заказчик хочет сократить бюджет, получается неполное решение. Допустим, при разработке сервиса по выявлению рисков в договорах он хочет оставить в пилотной версии только 3 риска из возможных 15. Если решение будет безошибочно выявлять эти три риска, для заказчика это не должно означать, что с остальными рисками оно также справится.
Чтобы реально оценить качество и возможности продукта, нужно протестировать работу сервиса на одном типе договора со всеми включенными рисками. И уже по результатам теста принимать решение о дальнейшем масштабном внедрении.
Такой подход оправдывает себя на практике. К нам обращались компании, которым мы предлагали выбрать один тип договора, самый характерный и часто встречающийся у них в работе, обучить систему находить все нужные риски и посмотреть, насколько корректно решение их находит и как сокращается время в сравнении с ручной проверкой данного договора.
Когда заказчик понимал, что решение работает качественно, он принимал уже взвешенное решение о масштабировании сервиса. Например, требовалось добавить новый тип договора с новыми рисками. Иногда, получив положительный эффект от проверки договора одного типа, заказчики просили доработать процесс внесения изменений в договор после его проверки системой. То есть развитие решения может идти в разных направлениях.
Возможны ситуации, когда компании во время разработки технического задания стремятся не подключать вендора, чтобы сэкономить средства. Заказчик считает, что специфика деятельности ему понятна, поэтому функциональные требования можно написать самостоятельно.
В 99% случаев такие ТЗ требуют доработки и синхронизации вендора с заказчиком по ожидаемым результатам. Чтобы ускорить процесс, нужно, наоборот, подключать как конкретных специалистов со стороны вендора, так и внутренних экспертов, которые помогут конкретизировать бизнес-боли.
Напоминаем, что всегда приходится выбирать только два условия из трех
Бывает и иначе: клиенты быстро и дешево тестируют продукт, экономят средства и принимают решение о полноценном внедрении сервиса. Так происходит, когда компании пользуются бесплатными демоверсиями сервисов, разворачивают пилоты не на серверах, а в облаке.
Такой способ оправдан при разных проектных подходах компаний к процессу бюджетирования. Например, в рамках цифровой трансформации есть ограниченный бюджет на пилотный проект, и решение о выделении бюджета для полноценного внедрения принимается по результатам пилотного. В таких случаях первая разработка будет дешевле, если использовать готовое демо в облаке с ограниченным количеством рисков.
Совет: Выделяйте достаточно средств, чтобы вендор мог создать качественное пилотное решение, и анализируйте аспекты, на которых хотите сэкономить.
3. Долгое принятие решения о внедрении
Промедления в принятии решений чаще всего возникают по двум причинам: руководство не понимает ценности внедрения или нет согласованности в процессах внутри компании.
● Непонимание ценности. Есть заблуждение, что LegalTech-продукты помогают автоматизировать работу только юристов. Из-за этого руководство долго принимает решение о внедрении сервисов.
На самом деле с большим объемом документов работают и менеджеры из коммерческих подразделений, специалисты отделов закупок, производства и т.д. Все они могут пользоваться решением, чтобы проанализировать договор на риски, самостоятельно исправить неточности и направить контрагенту или юристу, если есть серьезные сомнения.
В таком случае весь процесс обработки документов ускорится, а юридический отдел будет работать с наиболее сложными из них.
Если в цепочку работы с документами входят только юристы, прямые выгоды они получат первыми. При этом эффекты будут заметны и в масштабах всей компании. Решение позволит увеличить количество договоров, которое специалисты обрабатывают в год, и снизить риск ошибок из-за человеческого фактора.
● Несогласованность процессов. Задержки при принятии решения могут быть связаны со внутренней обстановкой в компании. Если все заинтересованные лица, представители отделов, функциональные пользователи и ЛПР действуют как команда, процесс идет быстро. Они принимают решения о бюджете, запуске проекта, внедрении и других аспектах.
В противоположной ситуации могут быть представители отделов, которые не совпадают во мнении с другими и не хотят ни при каких обстоятельствах менять существующие процессы.
Совет: Чтобы ускорить процесс принятия решения, стоит предпринять несколько шагов:
ü Убедиться, что решение покрывает широкий круг задач юристов и бизнеса, выполнение которых требует времени и высокую квалификацию специалистов.
ü Вовлечь в процесс принятия решения на самых ранних этапах руководителя, принимающего решение, и всех заинтересованных лиц. Они должны максимально погрузиться в процесс, понимать реальные боли, ожидаемые выгоды, видеть все расчеты.
ü Презентовать проект решения вместе с вендором. Технические специалисты помогут ответить на возникающие вопросы, подготовить материалы для выступления и услышать фидбек руководства.
ü Обсуждать проект с как можно большим количеством людей, чтобы удостовериться, что они понимают ценность работы и готовы вкладываться в продукт.
4. Непонимание, как рассчитать эффективность внедрения
При принятии решения о внедрении стоит ориентироваться на понятные метрики. Чаще всего компании обращаются к ROI — показателю возврата инвестиций в горизонте 3-5 лет. Для расчета есть готовые методики вендоров, которые на основании начальных данных от заказчика позволяют рассчитать ROI.
Например, некоторые компании используют следующие данные:
ü количество юристов в компании;
ü средняя зарплата юриста;
ü количество обрабатываемых документов в год;
ü среднее время обработки документа;
ü доля рабочего времени специалиста, которая тратится на обработку документов.
Примеры запросов на расчет ROI встречаются регулярно. Иногда кажется, что решение «под ключ» будет стоить дорого. Но после расчета ROI со всеми данными заказчика оказывается, что готовая разработка окупит себя в полном объеме за 3 года.
Бывает и так, что компания очень хочет внедрить решение, но объем договоров и другие условия недостаточны для окупаемости вложений. Тогда заказчик самостоятельно решает, прорабатывать решение или не начинать проект.
В зависимости от показателя ROI можно принимать решение: насколько выгодно внедрять продукт или нанимать дополнительных сотрудников. При принятии решения также важно учитывать стратегию юридического департамента.
По данным Legal Insight, 31% респондентов ставит в приоритет налаживание взаимодействия с другими командами, поэтому в случае сбоев в работе юристов пострадают и смежные подразделения.
Результаты исследования Legal Insight о степени автоматизации юридических департаментов
В математические формулы расчета эффективности внедрения не вкладывается один важный аспект. LegalTech-решения помогают уменьшить количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Юристы ежедневно проверяют десятки многостраничных документов, устают и, как следствие, ошибаются. Ошибки могут приводить к огромным рискам и убыткам для компании.
Когда специалист взаимодействует с системой, которая анализирует документы, он фокусируется только на выявленных рисках, остается высокопроизводительным и менее уставшим.
Вероятность ошибок из-за человеческого фактора сложно просчитать и нельзя заложить в формулу ROI (return on investments), но ее точно стоит учитывать при принятии решения о внедрении.
Совет: При расчете эффективности опирайтесь на понятные формулы ROI и потенциальные выгоды, которые сложно оцифровать, например, уменьшение количества ошибок, вызванных человеческим фактором.
5. Недостаток коммуникации с поставщиком LegalTech-решения
Коммуникация с вендором важна как на старте работы, так и в процессе внедрения. Специалисты помогут проработать ТЗ, синхронизироваться по ожидаемому результату и реализовать кастомный продукт под конкретный запрос.
Чтобы избежать разочарования в процессе работы, стоит на этапе обсуждения проекта проверить несколько аспектов:
ü Убедиться, что вендор может решать вашу бизнес-задачу. Проверить, что есть необходимое ПО и квалифицированные специалисты, которые смогут в намеченные сроки реализовать проект. Оптимальным вариантом будет посмотреть не только презентацию решений вендора, но и работающий алгоритм, пусть и в демо-версии. Это самый быстрый способ выяснить, подойдет ли вам исполнитель.
ü Изучить сайт компании и успешные кейсы, схожие проекты. Важно посмотреть, какие технологии использует вендор, с какими проблемами он работал и насколько качественно смог их решить.
ü Провести референс-звонок. Для этого нужно попросить связаться с кем-то из заказчиков, поговорить с ним, узнать его впечатления и мнение. Стоит выяснить, как он использует решение, какими функциями пользуется, как прошло внедрение, насколько было долго и дорого. Также можно узнать, в каком направлении компания видит развитие продукта, какие функции хочет внедрить и какие бизнес-задачи решить.
После выбора вендора важно настроить эффективную коммуникацию. Чаще всего для этого организуют регулярные встречи, где исполнитель делится статусом работы, а заказчик задает вопросы, уточняет детали. Вместе они могут скорректировать приоритеты, обновить текущий план задач. Так заказчик является полноценным участником проекта, всегда видит прогресс и может вносить изменения.
У нас был опыт, когда заказчик считал, что его ТЗ содержит всю необходимую информацию и будет понятно разработчику. Исполнитель же мог что-то не верно понять. В результате тратились время и ресурсы, а работа над проектом затягивалась. Чаще же обе стороны заинтересованы в контроле выполнения проекта и стараются регулярно встречаться или проводить созвоны, чтобы избежать недопонимания и оперативно решать возникающие вопросы.
Совет: Организуйте совместные встречи с вендором не реже одного раза в две недели, чтобы следить за сроками, статусом выполнения задач и уточнять все возникающие вопросы.
6. Нехватка коммуникации с сотрудниками при внедрении продукта
Чаще всего проблемы в работе сотрудников с решением возникают не из-за нехватки обучения, а из-за сопротивления работе с продуктом. Решение об использовании или внедрении продукта было принято на всех высших уровнях, но сотрудникам оно может быть все еще непонятно.
Чтобы решить проблему, нужно поговорить с коллегами напрямую: выяснить, в чем причина сомнений. Часто люди боятся, что алгоритм потенциально лишит их работы. Важно с самого начала объяснять, что LegalTech-решения помогают повысить эффективность работы и не предполагают кадровых сокращений. Они являются цифровыми помощниками, которые дают рекомендации. Рядом всегда должен быть ответственный специалист, который принимает решение.
Мотивировать сотрудников использовать продукт можно разными способами. Некоторые внедряют систему оценки работы и контроля действий. Часть компаний использует мягкие методы: через корпоративную культуру, вовлекая специалистов в работу с системой, подсвечивая выгоды и преимущества.
Совет: Сделайте так, чтобы каждый мог предложить улучшение для системы, поделиться своим запросом или неудобством в текущей работе. Сотрудникам важно быть услышанными, а бизнесу — улучшать сервис. Во время внедрения прозрачно транслируйте цели и ценности сервиса, чтобы развеять сомнения сотрудников.
Ошибки могут быть разными, но ведут к задержкам при внедрении, разочаровании в продукте, потере времени и ресурсов. В результате компания отказывается от решений, которые могут помочь автоматизировать процессы на долгое время.
