Работа с договорами – важный процесс, с которым сталкивается любая компания. Чем крупнее бизнес – тем больше контрагентов, а вместе с ними — число договоров, которые необходимо составить, согласовать и подписать. Корпорации могут заключать десятки тысяч контрактов в год, на работу с которыми выделяется большой штат юристов и тратится до 30 млн рублей. Проверить вручную такое количество документов трудозатратно, к тому же это ведет к потере времени, денег, а также допущению большого количества ошибок.
Юристы могут тратить до половины рабочих часов на проверку и согласование контрактов. Кроме того, отказ от автоматизации договорной деятельности может стоить организации до 10% потери дохода. Вот почему большинство крупных и средних компаний заинтересованы в автоматизации процессов, связанных с заключением контрактов.
Что такое автоматизация проверки договоров
Для начала рассмотрим ключевые понятия, связанные с договорной деятельностью. Договор – это соглашение двух или более сторон между собой с целью установления, изменения или прекращения правовых отношений. Процесс работы с договором может включать до восьми этапов. Одной из ключевых стадий заключения контракта является комплексная проверка договора. Обычно этот процесс учитывает как технические аспекты работы с текстом документа (выявление ошибок, проверка реквизитов, наличия печати), так и более сложные операции – регистрация договора и перенаправление нужному сотруднику, сравнение с ранее заключенными соглашениями, определение рисков в положениях контракта, выдача рекомендаций и проверка контрагентов.
Выполнение подобных действий без специального программного обеспечения может требовать огромного количества времени и сил, ведь в процессе согласований может быть от 5 до 10 итераций правок договора – в этом случае сотруднику бывает трудно понять, какая версия контракта актуальна и какие изменения были внесены в текст документа. Кроме того, из-за путаницы специалисты часто могут выполнять двойную работу – перепроверять или использовать устаревшую версию договора, что приводит к срыву дедлайнов и ухудшению отношений с подрядчиками или заказчиками.
Какие отделы компании чаще всего работают с договорами
Практически все отделы компании так или иначе имеют дело с различными типами договоров: трудовыми контрактами, договорами поставки или подряда, соглашениями о конфиденциальности и т. д. Чаще всего с контрактами работают следующие департаменты:
Юридическая служба. В большинстве случаев работу с договорами приходится вести именно юридическому отделу. В их обязанности входит правильное составление текста документа, в котором четко прописаны ответственность и обязанности сторон, предмет договора, цена и сроки исполнения сделки. Задача хорошего специалиста – минимизировать возможные риски для предприятия. При формулировке положений контракта юрист в обязательном порядке должен учитывать внутренние регламенты компании, ранее заключенные сделки с контрагентом, судебную практику и постановления органов власти, которые могут применяться в случае возникновения споров.
Финансовая служба. Во многих случаях работа с договором требует обязательной резолюции со стороны бухгалтера или финансового директора. Эти сотрудники оценивают документ с точки зрения финансовых рисков – проверяют задолженность контрагента по кредитам и налогам, участие компании в судебных разбирательствах, выясняют случаи наложение ареста на имущество организации. Также специалисты финансового отдела следят, чтобы в договоре было четко прописано, каким способом и в какие сроки компания получит или произведет оплату, какие санкции последуют за недобросовестное исполнение тех или иных условий договора.
Закупки. Коммерческие компании тратят от 25% до 65% выручки на закупку различных товаров и услуг. С закупками также имеют дело любые органы власти: федеральные, региональные или муниципальные. Согласно №44-ФЗ заказчиком должна быть обеспечена прозрачность закупочного процесса, иначе организация может столкнуться с судебными разбирательствами и выплатой значительных штрафов. Вот почему договорную деятельность следует выстроить максимально четко – так, чтобы сотрудник в любой момент мог найти нужный документ и проследить за ходом работы с договором.
Контрактные менеджеры. Во многих организациях всеми договорами занимается специальный отдел – контрактные менеджеры. Такой специалист контролирует заключение и исполнение контрактов, обеспечивая реализацию проекта – в срок и в рамках заложенного бюджета. Контрактный менеджер ведет коммуникацию с контрагентом, подбирает шаблон договора и согласует его с другой стороной. Стоит отметить, что он не всегда имеет юридический бэкграунд. Поэтому в процессе согласования договора специалисту необходимо обращаться к разработанным юристами компании регламентам или перенаправлять документ на экспертизу в правовой департамент. Если в организации нет отлаженной системы учета и обмена знаниями, запросы нередко дублируются, а время на заключение сделки увеличивается.
Отдел кадров. Оформление трудовых договоров – одна из основных задач специалиста отделов кадров. Так как сотрудники постоянно растут по карьерной лестнице, переходят из одного отдела в другой, – условия договора могут часто меняться. HR-специалист должен оперативно вносить изменения в текущие трудовые договоры работников, при необходимости заключать дополнительные соглашения, отображать информацию об увольнениях и отпусках сотрудников. Без автоматизации данный процесс невозможно отстроить в крупных корпорациях, а также организациях, где наблюдается высокая текучка кадров.
Делопроизводство. Обязанность вести документооборот обычно возлагается на этот отдел компании. Однако навыков административных работников может не хватать, чтобы грамотно выстроить процесс работы с документами. Задача специалиста не только вести учет договорной деятельности (регистрировать входящие и исходящие документы), но и обеспечивать оперативный доступ к нужной информации, следить за сохранностью и хранением документов.
Автоматизация договорной деятельности: преимущества и возможности для компании
Сегодня существует достаточно широкий выбор ПО, которое автоматизирует работу с договорами. Внедрение IT-решений в договорную деятельность несет значительные преимущества для компании и создает дополнительные возможности роста и развития.
1. Повышение эффективности работы сотрудников: сокращение расходов и потерь рабочего времени
Сокращение времени на проверку договоров позволяет использовать освободившиеся рабочие часы для решения более важных задач. Например, финансовая служба может не только проверять контрагентов, но и уделять внимание формированию финансовой стратегии организации, выработке предложений по улучшению финансовых показателей. Отдел продаж имеет возможность не только согласовывать условия очередного договора, но и посвящать время развитию и поддержанию отношений с текущими или потенциальными клиентами. Таким образом, компания сокращает издержки операционной деятельности и выделяет дополнительные ресурсы на поиск средств для развития.
2. Предотвращение ошибок со стороны сотрудников
Минимизация ошибок – одно из ключевых преимуществ автоматизации проверки договоров. Специальное программное обеспечение помогает сотрудникам сократить число опечаток и неточных противоречивых формулировок в юридических соглашениях. Современные решения, основанные на технологиях машинного обучения, дают справку по правовым нормам, регламентирующим условия договора, подсвечивают потенциальные риски, предлагают рекомендации по исправлению текста.
3. Комплексная аналитика по работе с договорами
Сотрудники могут отслеживать, сколько документов проверено и согласовано, какие изменения были внесены в договоры другими работниками, кто из коллег сейчас работает над документом, по каким контрактам выставлены наибольшие штрафы, сроки действия каких соглашений истекают. Статистика и отчеты по контрагентам позволяют прогнозировать и предотвращать риски, вести бизнес в соответствии с требованиями законодательства, а также различными отраслевыми стандартами, сокращать судебные издержки. Аналитика помогает структурировать деятельность линейных сотрудников, которые видят основной пул задач и могут грамотно выстроить свой рабочий график или передать документ в работу другому специалисту.
4. Более быстрое заключение сделок
Благодаря системам проверки договоров работать с документами могут непрофильные специалисты. Они имеют возможность самостоятельно, не привлекая юристов, проверять контракты на небольшие суммы. Программа подсветит, какие узкие места содержатся в документе, разъяснит, какие положения договора критичны и какие формулировки нельзя допускать. Сокращение числа согласующих сторон позволяет уменьшить срок составления и подписания контракта.
Какие функции предлагает ПО для автоматизации проверки договоров
Системы на базе искусственного интеллекта сокращают время на проверку и согласование договоров до 70%. У сотрудника освобождается свыше тысячи часов на решение важных стратегических задач, меньше сил тратится на выполнение рутинных механических операций. Точность нахождения потенциальных рисков в подобных решениях составляет от 70 до 95%.
Решения для автоматизации проверки договоров работают следующим образом:
1. Определение типа документа. Система автоматически определяет тип договора путем сравнения с другими контрактами, находящимися в базе. Ключевая информация, содержащаяся в документе, выносится в отдельную карточку (тип договора, наименование организации, срок обязательств, возможные штрафы).
2. Маршрутизация документа. В программе можно задать стандартизированный маршрут, который позволяет автоматически направлять договор в нужный отдел. Отправка настраивается по типу документа, предмету соглашения, контрагенту или любому другому критерию.
3. Выявление рисков. Инструмент подсвечивает все нестандартные формулировки, которые встречаются в тексте документа, обращает внимание на штрафы и неустойки, которые могут последовать в результате неисполнения условий контракта.
4. Рекомендации. Система предлагает заменить нежелательные формулировки на стандартные положения компании из корпоративных шаблонов, осуществляя проверку контракта на соответствие внутренним регламентам.
5. Аналитика. Для руководителей отделов всегда доступна аналитика, которая наглядно демонстрирует, количество договоров в работе, кто конкретно занимается тем или иным документом, какие контракты только заключили, а какие – исполнены.
Автоматизация процесса проверки договоров в компании решает сразу несколько важных задач: улучшает процессы due diligence и compliance, минимизирует судебные риски и издержки, сокращает ошибки за счет исключения человеческого фактора. В целом помогает уменьшить издержки, повысить эффективность работы сотрудников и сделать деятельность организации более структурированной и регламентированной.
.jpg)
