Работа с контрактами – неотъемлемая часть бизнеса. По данным Американской национальной ассоциации менеджеров по закупкам, в обороте тысячи самых крупных компаний мира постоянно находится около 20-40 тыс. договоров. Однако 10% контрактов до сих пор ведутся в бумажном виде – с этими документами сложно работать, их легко потерять. Как показывает статистика, неэффективная работа с контрактами может стоить организации от 5% до 40% от цены сделки.
В настоящий момент все больше предприятий переходит на специализированное ПО для автоматизации работы с договорами. Еще три года назад рынок LegalTech оценивался в $17 млрд, к 2025-му он вырастет до $25 млрд. Кроме того, в ближайшие пять лет компании все чаще будут использовать решения на базе искусственного интеллекта для автоматизации договорной деятельности. К примеру, США и ЕС уже потратили $3 млрд на внедрение LegalTech-решений, основанных на ИИ. Эксперты полагают, что именно AI станет технологией, которая произведет новую революцию в юридической отрасли.
Как проходит анализ договоров в ручном режиме
Крупная компания заключает десятки тысяч договоров в год, на проверку и согласование которых выделяется большой штат юристов и тратится до 30 млн рублей в зависимости от размера организации. В большинстве организаций обработка документов осуществляется сотрудниками в ручном режиме. Нередко высококвалифицированные специалисты задействованы в решении таких рутинных задач, как вычитка договоров на наличие конкретной формулировки, а также анализ контрактов на соответствие внутрикорпоративным стандартам и регламентам, включающим до 100 правил проверки. С каждым годом объем информации, с которой приходится работать специалистам, растет – помимо корпоративных правил меняется законодательство.
Кроме того, с договорами имеют дело не только юристы, но и представители других подразделений – контрактные менеджеры, технические специалисты, служба найма и т.д. Часто эти сотрудники не обладают достаточными знаниями в сфере права: чтобы минимизировать риски, компании инвестируют значительные ресурсы в обучение специалистов, а средний срок адаптации персонала составляет две недели.
Но и это не исключает негативные последствия. Неисполнение договоров – одна из наиболее частых причин возникновения экономических судебных споров: в 2020 году арбитражные суды субъектов РФ рассмотрели 1,5 млн дел, более половины из которых связаны с неисполнением или ненадлежащем исполнении обязательств по контрактам.
Как же выстроен неавтоматизированный процесс анализа договора в компаниях? Обычно проверка документа в ручном режиме выглядит следующим образом:
1. До подписания соглашения формируется проект договора. После первоначальной проверки документ направляется другой стороне на согласование. Здесь условия контракта могут дополнительно обсуждаться – вноситься правки и изменения.
2. Подписание контракта происходит, когда участники соглашения финально согласуют текст документа. Подпись лиц, принимающих решения, одна из гарантий действительности сделки.
3. После подписания договора стороны исполняют возложенные на себя обязательства. Специалистам важно не пропускать дедлайны, указанные в соглашении, а также отслеживать возможности продления или расторжения контракта. По завершении соглашения документ уходит в архив. При этом общий массив договоров часто повторно используется в работе. Например, при заключении аналогичного контракта или для уточнения условий, на которых в компании принято подписывать соглашения.
На каждом этапе важна качественная проверка договора, над которой обычно работают сразу несколько специалистов. Чаще всего проверку осуществляет штатный юрист, контрактный менеджер или менеджер по закупкам. Анализ документов вручную может длиться до нескольких недель, и заключение сделки затягивается . Как правило, лиц, согласующих договор, несколько, и каждый участник переговорного процесса вносит свои правки. Таким образом, юристу каждый раз необходимо осуществлять анализ документа заново. При этом если проверку контракта не производить, то компания может понести значительные судебные издержки, связанные с нарушением условий договора. Подобные ситуации могут возникнуть сразу по нескольким причинам. Например, из-за отсутствия единого понимания основных терминов, использующихся в соглашении, несоразмерной ответственности сторон за неисполнение договора, нереалистичных дедлайнов и т.д.
Как AI меняет систему проверки договора
Искусственный интеллект кардинально меняет процесс работы с договором. ИИ способен не только предлагать правки в текст юридических документов, но и оптимизировать систему управления договорной деятельностью. У большинства компаний нет единой базы данных, где была бы собрана вся информация по заключенным контрактам, и нет инструмента для быстрого и точного анализа корпоративных документов. ИИ решает данную проблему: осуществляет поиск по всему массиву внутрикорпоративных данных, находит нужный или аналогичный требуемому документ, дает пояснения по основным положениям контракта, а также предлагает подсказки, чтобы снизить риски или включить более выгодные условия. Таким образом, проверка одного контракта осуществляется в два раза быстрее.
Кроме того, ИИ автоматически определяет тип контракта (вне зависимости от языка, на котором он написан), подсвечивает ключевые переменные (даты, условия, стороны договора), предлагает готовые шаблоны. ПО проводит поиск по огромной базе договоров, ранжирует и маркирует отдельные документы согласно заданным критериям. Программа работает с текстами любого формата и осуществляет операции за несколько секунд. Теперь не нужно вводить все данные в ручную – программное обеспечение само агрегирует информацию в системе, подбирает шаблон, дает рекомендации и перенаправляет готовый документ нужному сотруднику.
Также ИИ позволяет унифицировать терминологию для всех видов договоров в компании. Например, понятие и перечень «конфиденциальной информации» должны толковаться всеми дочерними организациями одинаково. Кроме того, на соответствие утвержденной формулировке можно проверять формулировки из контрактов со сторонними партнерами.
Если организация часто что-то закупает, работает с поставщиками и подрядчиками, то компании важно следить за такими условиями контракта, как сроки, штрафы, основания для расторжения договора и т.д. Программа может автоматически напоминать о сроках исполнения того или иного соглашения, а также генерировать претензию о нарушении контракта, если во внутренней системе нет информации, что контрагент выполнил обязательство.
Таким образом, решения на базе ИИ не только экономят время сотрудников, занимающихся работой с договорами, но и улучшают процессы due diligence и compliance, оптимизируют затраты на найм и обучение персонала, минимизируют судебные риски и издержки.
Что предлагают решения на базе ИИ
ИИ позволяет составлять и согласовывать контракты намного быстрее. Вместо ручной проверки контрактов высококвалифицированные сотрудники могут сконцентрироваться на решении сложных юридических проблем, на формировании стратегии работы компании или проведении консультации и образовательных семинаров для коллег.
Теперь специалистам не нужно изучать весь архив документов: при составлении новых контрактов или при работе с уже существующими можно анализировать только те договоры и регламенты, которые были выбраны и отмечены ПО. Если закон поменялся, нет необходимости вычитывать все документы в базе. Система сама оповестит сотрудников об изменениях в нормативно-правовых актах и предложит заключить дополнительные соглашения по отдельным договорам.
Точность решений на базе ИИ в последние годы выросла до 80-95% – сегодня программы адаптируются под отрасль и специфику компании. Также в процессе работы машина учитывает действия пользователей и на этой основе постоянно обучается. Более того, ПО предусматривает возможность быстрого дообучения алгоритмов как с помощью самостоятельной настройки программы, так и благодаря ресурсам разработчика технологичного решения.
Также программное обеспечение актуализирует любые изменения в договорной практике компании. Благодаря интеграции с внешними информационными системами, в том числе с базами законов, программа регулярно оповещает обо всех нововведениях в законодательстве – предоставляет доступ к нормативным документам, распределенным по отраслям и тематике. Сотрудник сможет увидеть, какие формулировки в настоящий момент чаще всего используются в том или ином документе – эта информация упростит и ускорит процесс составления и согласования контракта.
Contract by Embedika позволяет на 70% снизить время работы с договорами. Точность анализа увеличивается с каждым новым контрактом, так как в процессе проверки различного вида текстов машина постоянно обучается – сейчас массив данных, на которых обучалась программа включает 7 млн юридических документов, что обеспечивает необходимую базу для всестороннего анализа договора. Система понимает юридический язык, быстро адаптируется под внутренние регламенты компании и специфику той или иной отрасли
Преимущества использования ИИ
Таким образом, использование ИИ-инструментов позволяет решить сразу несколько задач:
● снизить время на проверку документов
● оперативно осуществлять анализ по всей базе внутрикорпоративных данных
● минимизировать судебные риски и издержки
● ускорить время на согласование и заключение сделок
Кроме того, организации экономят огромное количество финансовых ресурсов: компании из списка Fortune ежегодно тратят до $35 млрд на договорную работу, в России эти цифры меньше, однако владельцы бизнеса также стараются оптимизировать расходы на процесс проверки и согласования договоров. ИИ – одно из немногих решений, которое позволяет повысить эффективность работы специалистов, сосредоточить внимание на важных стратегических задачах, сделать деятельность профессионалов более творческой, менее стандартизированной и рутинной.
 (1).jpg )
.jpg )