Специалист в сфере legaltech Диана Хакимова делится экспертным материалом в группе Актион-Медиа. В статье подробно рассказали о методах расчета рентабельности инвестиций в LegalTech-решения и эффекты от их внедрения.
Согласно прогнозам Gartner, к 2025 году компании втрое увеличат бюджеты на внедрение технологий автоматизации юридической сферы. Если в 2020-м на LegalTech тратили около 4% бюджета, через три года эта цифра вырастет уже в три раза и составит 12% годового дохода. При этом подавляющее большинство внедряемых LegalTech-решений предназначены для работы с документами и текстом — конструкторы договоров, системы управления жизненным циклом контракта, программы для ведения претензионно-исковой деятельности.
Однако перед тем как интегрировать тот или иной продукт во внутрикорпоративную систему, нужно провести оценку инвестиций. Изучить показатели экономической эффективности особенно важно при внедрении дорогостоящих систем, которые работают на базе технологий машинного обучения и обработки естественного языка. Заказчику нужно видеть ценность этих инвестиций с точки зрения окупаемости и отдачи, которые принесет использование данного продукта в будущем.
Кроме того, при инвестировании в любую технологию часто существует разрыв между ожидаемой и реальной выгодой. Цифровая трансформация не всегда ведет к экономии ресурсов в краткосрочной перспективе: сокращению штата и уменьшению расходов на персонал. Однако в будущем использование ИТ-продуктов позволит повысить эффективность работы команды и снизить затраты на договорную деятельность. В данной статье мы разбираем ключевые шаги при расчете рентабельности вложений в LegalTech и даем рекомендации по оценке возврата инвестиций.
Определение ключевых метрик эффективности
Расчет рентабельности инвестиций в LegalTech начинается с определения ключевых проблем, которые должны решать новые технологии. Как правило, компания задумывается о внедрении ИТ-системы для автоматизации работы с документами в следующих случаях:
● Работа с документами занимает много времени, что приводит к задержкам в согласовании сделок или принятии локальных актов;
● Бизнес несет большие финансовые расходы на содержание штата сотрудников, работающих с документами;
● Высококвалифицированные специалисты завалены рутинной работой и не могут решать более важные, стратегические задачи.
После выявления основных проблем нужно определить, с помощью каких инструментов будет измеряться эффективность ИТ-решения — что станет показателем достижения результата. Для этого устанавливаются специальные метрики — показатели, которые могут измеряться как в количестве сэкономленных денег или времени, так и в технических параметрах. Например, для систем с применением машинного обучения может оцениваться точность алгоритмов, процент допустимых ошибок, время обработки документа. В ряде случаев показатели будут не совсем точны, однако даже приблизительная оценка позволит понять, как развивается проект и насколько оправдываются текущие вложения. Определение метрик поможет не только управлять ожиданиями, но и выбрать или разработать оптимальный функционал системы.
Количественные эффекты
Компании в первую очередь интересуют количественные эффекты от внедрения LegalTech-решений — сколько денег сэкономила ИТ-система, какой процент работы удалось автоматизировать и т.д.
Для примера рассмотрим кейс крупной промышленной компании с оборотом более 500 млрд рублей в год. Ежегодно она заключает около 50 тыс. договоров и содержит штат из 15 юристов со средним окладом 100 тыс. рублей. Как правило, эти специалисты тратят половину рабочего времени на экспертизу соглашений, причём на проверку одного договора в ручном режиме уходит от 10 до 20 минут — таким образом, один юрист анализирует около 30 контрактов в день.
Если автоматизировать систему работы с договорами на 70%, то проверка контракта будет занимать всего 3-5 минут. В результате бизнес получит около 10 тыс. дополнительных рабочих часов в год или прямую экономию в размере 9 млн рублей. Высвободившиеся ресурсы могут быть использованы не только для оптимизации текущих финансовых расходов, но и для решения стратегических задач, улучшения операционных процессов работы компании. Кроме того, платформы для анализа документов позволяют пользователям выполнять больший объем задач, а не просто делать свою работу с меньшими издержками. К примеру, можно посчитать, сколько контрактов в настоящее время подписывается в месяц и какое число договоров будет подписано, когда у сотрудников появится большее количество свободных рабочих часов.
В то же время при расчете эффективности ИТ-решения важно рассмотреть весь сценарий работы с документом: от его регистрации до подписания. Если вы автоматизировали только процесс проверки и согласования, то время на маршрутизацию, выгрузку и пересылку останется прежним. Кроме того, нужно учитывать, ускорится ли в данном случае работа с внешним контрагентом — поможет ли платформа сократить время на согласование условий контракта с подрядчиком или заказчиком.
Отметим, что окупаемость дорогостоящих решений, как правило, рассчитывается в перспективе нескольких лет, поэтому необходимо анализировать цифры не за год, а за 3, 5 и даже 10 лет. Если срок полезного использования ПО — 20 лет, то окупаемость за 3-4 года— хороший результат. Однако если работа ИТ-системы не компенсирует издержки за 10 лет — ее эффективность под вопросом. Также при расчете количественных эффектов нужно учитывать все дополнительные расходы на внедрение, например, на техническую поддержку, ресурсы на обучение персонала и т. д.
Качественные эффекты
Считается, что беспроигрышным является то решение, которое в конечном итоге может принести бизнесу больше денег. Однако в сфере LegalTech все не так однозначно. Как справедливо заметил Нир Эяль в своей книге “Hooked”, любые продукты можно поделить на два типа — “болеутоляющие” и “витамины”. Первые —избавляют от понятных проблем, облегчают конкретную боль. Например, подобным “болеутоляющим” для компаний, работающих с большим объёмом данных, когда-то стали системы электронного документооборота (СЭДы). Они не просто сделали работу удобнее — теперь без этих программ вести документооборот практически невозможно. В отличие от “болеутоляющих”, “витамины” не обязательно решают какую-то очевидную проблему, — они апеллируют скорее к удобству и повышению производительности.
На первый взгляд, LegalTech-решения до сих пор кажутся “витаминами” и характеризуются скорее качественными, чем количественными эффектами. Однако использование подобных продуктов носит инвестиционный характер и в перспективе приносят не меньше выгоды. Так, системы автоматизации обработки документов:
● Снижают риски наступления неблагоприятных правовых последствий;
● Сокращают будущие судебные издержки;
● Агрегируют информацию по изменениям в законодательстве;
● Актуализируют нормативные документы компании;
● Обеспечивают соблюдения процедур compliance.
Расчет затрат на внедрение
Традиционно рентабельность инвестиций рассчитывается путем вычета расходов из полученной прибыли, поэтому наряду с оценкой эффектов от внедрения LegalTech-решений заказчику важно посчитать все явные и скрытые издержки при переходе на новую ИТ-систему.
В первую очередь берется в расчет стоимость лицензии (единоразовый платеж или роялти) или, если речь идет о разработке ИТ-системы на заказ, стоимость оказания услуг.
Также важно посчитать затраты на установку и внедрение ПО, обучение сотрудников. Кроме того, в перечень расходов добавятся:
● Расходы на техническую поддержку и ИТ-специалистов, в числе которых — бизнес-аналитики, менеджеры проекта, DevOps-инженеры, тестировщики и пр.
● Затраты на инфраструктуру — аренда серверов, телекоммуникации, оборудование для тестирования и т. д.
● Издержки на вспомогательное ПО, в том числе платные базы данных, использование API и операционных систем
● Траты на обеспечение информационной безопасности — конфиденциальных и персональных данных.
Как заранее рассчитать эффекты от внедрения LegalTech-решений
Инвестиции в цифровые решения всегда сопряжены с риском, поэтому оценить их рентабельность “на берегу” – задача непростая. Однако предварительный расчет необходим, если вам, к примеру, требуется обосновать необходимость внедрения ИТ-систем перед руководством.
Один из первых вопросов, который возникает в данном случае – как определить степень автоматизации процесса и следовательно спрогнозировать эффект от внедрения ИТ-решения? Например, как понять, сократится ли время проверки договора на 30 или на 70 процентов? Часто эффект от внедрения получается оценить только в процессе эксплуатации, поэтому самый выигрышный вариант в данной ситуации – воспользоваться демо-версией ПО.
Правда, такой вариант тестирования отлично работает только с коробочными продуктами, которые существуют на рынке много лет. Если же система разрабатывается под конкретного заказчика – все становится намного сложнее.
В таких случаях можно пообщаться с другими заказчиками, для которых вендор делал похожие продукты, и узнать, как внедрение ИТ-системы повлияло на эффективность работы их сотрудников. Еще один вариант, к которому часто прибегают на практике – провести пилотный проект. В рамках небольшого бюджета пилот поможет проверить эффективность используемой технологии и оценить потенциальные выгоды.
Наконец, существует еще более быстрый и дешевый вариант – имитировать работу программы в ручном режиме. Таким образом поступает большинство стартапов для тестирования гипотез, однако этот метод может быть полезен и заказчикам. Например, если ИТ-система должна автоматически извлекать данные из договора и вносить информацию в готовую карточку, можно посчитать, сколько времени уходит у вашего сотрудника на это действие, а затем предложить ему проверить корректность уже заполненной карточки в макете интерфейса.
Главное в таком эксперименте — понимать, что программа может допускать ошибки и, соответственно, оценивать время, которое потребуется специалисту, чтобы их исправить. Для получения более точных цифр можно добавить в макеты примеры карточек с ошибками или пропусками данных.
Чтобы упростить расчет рентабельности инвестиций в LegalTech, мы с командой разработали специальный онлайн-калькулятор ROI. С помощью него пользователь сможет посчитать эффекты от внедрения ИТ-решения для автоматизации работы с документами. Для расчёта необходимо задать параметры, актуальные для вашей компании или отдела: количество документов в год, время, необходимое на проверку одного документа, количество сотрудников и тд. В результате калькулятор посчитает, сколько времени и денег будет сэкономлено за год, а также сколько времени сотрудник будет тратить на проверку одного документа.
Заключение
Рентабельность инвестиций в LegalTech-решения зависит от реализации поставленной цели — причем для каждого клиента задачи могут быть разными. Более того, запросы могут меняться в зависимости от ситуации в конкретной компании и в целом на рынке.
Единственный способ оценить целесообразность вложений — узнать, сколько времени и денег вы можете сэкономить, используя новую технологию (с учетом затрат на ее внедрение). Например, если у компании всего 100 исковых претензий в год — проще нанять еще одного сотрудника, чтобы ускорить их обработку.
Использование LegalTech-решений должно помогать вам достигать поставленных целей с меньшими издержками, чем это могут сделать люди, причем оценивать любой продукт нужно не только с точки зрения финансов, но и по эффективности работы, выполняемой вашей командой.
