Система электронного документооборота (СЭД) – технология, ставшая привычной для многих международных и российских компаний. Впервые программы для работы с документацией появились на рынке ещё в 80-е годы. Тогда это было простейшее ПО, позволявшее вводить и искать в системе данные регистрационно-контрольных карточек, вести журнал исходящих/входящих документов, составлять отчеты по документации для руководства.
Современные технологии, такие как машинное обучение и анализ данных, кардинально меняют работу СЭД. Например, распознавание текста, интеллектуальный поиск, система рекомендаций позволяют экономить до 70% времени при экспертизе документов, договоров или обращений. При этом переход на технологически новые СЭДы часто представляется компаниям проблематичным. Так, крупный и средний бизнес может использовать 5-7 систем электронного документооборота, в которых работают сотни сотрудников. Количество обрабатываемых документов часто превышает десятки тысяч в год. Вот почему замена внутрикорпоративных ИТ-решений требует переноса огромного количества данных и масштабного переобучения персонала. Однако не все так страшно, как кажется – в этой статье мы рассказали, какие возможности предлагают современные СЭДы на базе ИИ, и как улучшить привычные системы корпоративных знаний, не прибегая к полной замене ПО.
Виды систем электронного документооборота
В целом электронный документооборот можно разделить на внешний (с контрагентами) и внутренний (с сотрудниками и руководством).
В свою очередь, в зависимости от выполняемых задач сами СЭДы подразделяются на:
● Системы делопроизводства;
● Электронные архивы;
● Workflow-системы;
● Системы с функцией ECM/CRM.
С точки зрения разработки, классификация систем электронного документооборота выглядит следующим образом:
● Коробочные. Готовые решения, существующие на рынке. Обладают стандартным набором функций. Одно из ключевых преимуществ – относительно низкая стоимость использования и быстрая скорость внедрения. При этом главный недостаток – невозможность проведения отдельных доработок под нужды заказчика.
● Кастомные (индивидуально разрабатываемые). Максимально адаптированы под задачи конкретной организации. При этом разработка подобных систем требует большого количества ресурсов: денег, времени, специализированного оборудования, возможности обучения персонала и т. д.
● Комбинированные. Включает базовую платформу, на основе которой надстраиваются модули, отвечающие за тот или иной функционал. Обычно такие решения адаптированы под нужды конкретного предприятия, удобны и просты в использовании за счет бесшовной интеграции с ПО заказчика.
Основные принципы работы СЭД
Системы электронного документооборота решают сразу несколько задач: организуют удобную работу с текущей документаций, обеспечивают надежное хранение документов в течение нескольких лет, помогают получить доступ к любому файлу за пару кликов. Как правило, существующие на рынке СЭДы предлагают следующие функции:
1. Структурирование и хранение данных;
2. Доступ к информации для всех сотрудников;
3. Обеспечение информационной безопасности;
4. Совместная работа над документами (бывает не во всех СЭДах).
Стоит отметить, что в результате постоянной трансформации многие СЭДы научились не только выстраивать работу с документооборотом, но и брать на себя дополнительные функции. Например, некоторое решения настолько плотно интегрированы в корпоративную экосистему, что поддерживают многие сквозные процессы компании: жизненный цикл работы с документами в данном случае соотносится с бизнес-логикой функционирования самого предприятия – СЭДы частично берут на себя функции ECM и BPM-систем.
ИИ в системах электронного документооборота
Сегодня при разработке СЭД все чаще используются технологии искусственного интеллекта. Применение алгоритмов ИИ выводит системы электронного документооборота на принципиально новый уровень – у компаний появляется многофункциональное решение, с помощью которого делопроизводители могут быстро составлять и согласовывать новые проекты документов, юристы – находить в любом файле отклонения от установленных в организации нормативов, руководители – изучать, над какими проектами в настоящий момент работают сотрудники, какие бумаги необходимо согласовать или подписать в первую очередь.
Что сегодня умеют делать системы электронного документооборота на базе ИИ?
- Классифицировать данные. Распределять все входящие файлы между департаментами, автоматически определять тип документа, тему обращения, адресовать ту или иную бумагу конкретному сотруднику. Структурировать корпоративные базы знаний, сегментировать базы данных.
- Извлекать факты. ИИ находит в тексте ключевую информацию и факты, конспектирует многостраничные документы. Обнаруживает как стандартные объекты – имена, названия организаций, даты, суммы, так и специфичные — номер и предмет договора, условия контрагента. В системе можно настроить свою логику для работы с извлеченными данными: например, автоматически вносить данные в карточку или проверять наличие обязательных положений в документе.
- Распознавать текст. Благодаря технологии OCR система автоматически распознает символы в отсканированных документах и изображениях. Это позволяет перевести любой отсканированный бумажный документ, рукописный текст или PDF без текстового слоя в цифровой формат и работать с этими файлами так же легко, как с электронными — редактировать, копировать, искать не только по названию, но и по тексту. Использование данной технологии значительно экономит время сотрудников и помогает автоматизировать рутинные процессы.
- Находить связи. Данная функция позволяет находить похожие документы, а также устанавливать связи с другими источниками информации (обнаруживать первоисточник, дубликаты, цитаты, заимствования). Также можно получить быстрый доступ к файлам, содержащим информацию по определенной тематике (например, к истории работы с контрагентом, финансовым документам за тот или иной период, отчётам конкретного сотрудника и т. д.).
- Предлагать готовые шаблоны. При работе с новым проектом ПО подскажет, какие формулировки и термины утверждены в компании, на какие ранее используемые документы обратить внимание. Система оповестит, если какой-то важный фрагмент текста был пропущен или где-то допущена ошибка.
- Организовывать совместную работу с файлами. Сотрудники могут править любой текст онлайн, все вносимые изменения будут автоматически видны коллегам.
- Упрощать согласование документов. Работникам всегда доступна информация, у какого сотрудника документы находятся в работе, что еще необходимо сделать и какие изменения внести. Оповещения могут приходить на почту или отражаться в личном кабинете. Система сама подсветит, какой фрагмент текста в настоящий момент требует доработки.
- Визуализировать данные. Многие программы предоставляют сотрудникам статистику по всей базе документов: сколько файлов содержится в БД, сколько их них рабочих, какого они типа и статуса.
Улучшение текущего СЭД с помощью отдельных функций на базе ИИ
Как было сказано выше, средний и крупный бизнес может использовать 5-7 систем для создания документации и хранения данных. Кроме того, у корпораций, имеющих множество дочерних организаций, каждое подразделение часто применяет вспомогательные ИТ-решения для реализации узкоспециализированных задач. Также бизнес нередко устанавливает дополнительные приложения или внедряет различные облачные решения для работы с документами.
Как правило, через несколько лет программное обеспечение устаревает и не предоставляет интеллектуальных инструментов, которые есть в современных ИТ-сервисах. Здесь у компаний есть несколько вариантов для развития внутрикорпоративной экосистемы:
● Полная замена ПО. Переход на новую современную СЭД с удобным интерфейсом и интеллектуальными функциями значительно повышает эффективность работы персонала и сокращает время на обработку документации. Однако такой вариант обновления экосистемы будет сопровождаться рядом сложностей: данное решение будет требовать переноса огромного количества данных, переобучения сотрудников, также могут возникнуть трудности интеграции с текущим ПО. Кроме того, персонал может настолько привыкнуть работать в определенной системе, что будет препятствовать внедрению нового решения.
● Доработка текущей системы силами разработчика СЭД. Если поставщик решения следит за рынком, постоянно улучшает продукт, имеет опыт создания интеллектуальных решений, то возможна доработка системы с его помощью. Здесь важно, чтобы разработчик имел экспертизу в машинном обучении и обработке данных. Прежде чем выбрать этот вариант, изучите кейсы, реализованные поставщиком ИТ-решения, запросите демо-версию обновленной системы. Однако учитывайте, что многие разработчики СЭД, к сожалению, не занимаются аналитикой данных и не создают продукты на базе ИИ.
● Внедрение дополнительного ПО для улучшения отдельных бизнес-процессов. Вспомогательное программное обеспечение – это самостоятельные системы, которые автоматизируют/оптимизируют те или иные процессы. Например, можно приобрести продукт для автоматической проверки договоров на риски и использовать его наряду с другими корпоративными сервисами. Такое решение может работать самостоятельно или быть интегрировано в общую экосистему. Данный вариант является компромиссным решением с точки зрения улучшения работы компании и экономии ресурсов на обновлении ПО, однако не меняет непосредственно саму СЭД. Учитывайте, что сотрудникам придется адаптироваться к работе в нескольких интерфейсах: системы электронного документооборота и вспомогательных сервисов.
● Внедрение в СЭД отдельных микросервисов на базе искусственного интеллекта. При выборе данного варианта вы сохраняете привычные инструменты работы с документацией – система улучшается точечно. Например, при внедрении микросервиса OCR (распознавание текстов) вы получаете электронные версии сканированных документов, с которыми удобно работать сотрудникам. Дополнительно может использоваться функция автозаполнения карточек или проверка наличия обязательных положений в договорах/соглашениях, критичных формулировок во внутренних актах. Для многих компаний данная опция улучшения СЭД является оптимальной – интерфейс системы остается прежним, при этом появляются дополнительные функции, которые преобразуют отдельные элементы работы ПО.
Как мы видим, сегодня компании имеют ряд возможностей для улучшения систем электронного документооборота. Какой бы вариант вы ни выбрали, использование ИИ в СЭДах позволяет повысить эффективность работы компании, сократить время на обработку документов и в конечном счете окупить затраты на модернизацию цифровой экосистемы.
Component AI by Embedika — семейство интеллектуальных микросервисов на базе машинного обучения: классификация, OCR, связи документов, извлечение фактов, цифровой помощник. Микросервисы Component AI встраиваются в любые СЭД, приложения и облако как вместе, так и по отдельности, позволяют совершенствовать текущую экосистему компании, не отказываясь при этом от привычных интерфейсов и решений.
