В этой статье руководитель проектов Embedika Иван Батура рассказывает, как ИИ помогает сокращать время и снижать риски при работе с документами.
СЭД не справляется с решением проблем бизнеса
При масштабировании бизнеса неизбежно растет и количество документов. На помощь компаниям приходят системы электронного документооборота (СЭД). Они повышают удобство работы с текущей документацией: документы хранятся несколько лет и не потеряются при переезде или смене персонала, а доступ к любому файлу с их помощью можно получить за пару кликов.
Но большинство процессов все еще происходит вручную: новый документ регистрируют в компании, определяют ответственного и направляют ему на проверку. Как правило, проверку договоров и их согласование берут на себя штатный юрист, контрактный менеджер или менеджер по закупкам.
Работа с нетиповыми документами (а их в среднем и малом бизнесе может быть более 50%) требует от сотрудников особого внимания при анализе. Такая ручная проверка большого объема документов часто приводит не только к увеличению сроков и затрат на юридический отдел, но и к ошибкам, а значит — повышается вероятность финансового или судебного риска.
ИИ на страже принятия решений
При небольшом документообороте малый и средний бизнес адаптируется к ограничениям выбранной СЭД и работает с документами в основном вручную. Однако крупные компании могут использовать 5-7 систем для создания документации и хранения данных, а также сервисы, которыми пользуются дочерние компании корпораций.
Такая разрозненность в работе с документацией и большой объем ручной проверки повышают риск ошибок и снижают эффективность сотрудников. Поэтому для оптимизации процесса всё чаще используют интеллектуальные решения на основе искусственного интеллекта и машинного обучения.
Так, сегодня в России и в мире появляется класс интеллектуальных решений на основе ML, способных оптимизировать работу с документами. Такие сервисы проводят интеллектуальный анализ и оценку рисков и дают юристам рекомендации, на какие пункты договоров необходимо обратить особое внимание. В России такие решения внедряют в основном большие корпорации.
Работая с кастомным сервисом на основе ИИ, делегировать ему получится следующие операции:
● Определять тип документа. Система автоматически определяет тип договора путем сравнения с другими контрактами, находящимися в базе.
● Извлекать факты. ИИ находит в тексте ключевую информацию и факты. Обнаруживает как стандартные объекты вроде имен, названий организаций, дат и суммы, так и специфичные, например, номер и предмет договора, условия контрагента. Ключевая информация, содержащаяся в документе, выносится в отдельную карточку.
● Маршрутизировать документ. ИИ может распределять все входящие файлы между департаментами, адресовать ту или иную бумагу конкретному сотруднику. В программе можно задать стандартизированный маршрут, который позволяет автоматически направлять договор в нужный отдел.
● Выявлять риски. ИИ подсвечивает все нестандартные формулировки, которые встречаются в тексте документа. Например, обращает внимание на штрафы и неустойки, которые могут последовать в результате неисполнения условий контракта.
● Находить связи. После обработки документа ИИ ищет похожие и связанные с ним бумаги (находит первоисточник, дубликаты, цитаты, заимствования), чтобы при внесении изменений в файл сотрудник видел связанные документы и понимал, где еще необходимо обновить или дополнить информацию. Также можно получить быстрый доступ к файлам, содержащим информацию по интересующему вопросу (например, история работы с контрагентом, финансовые документы за тот или иной период, отчёты конкретного сотрудника).
● Давать рекомендации. Искусственный интеллект проверяет документ на соответствие внутренним регламентам компании. Если что-то не так, он подскажет, как заменить нежелательные формулировки на стандартные положения компании.
● Напоминать о сроках. Искусственный интеллект извлекает информацию о сроках договоров, поэтому может отправлять автоматические уведомления с напоминаниями на почту или в личный кабинет. Система сама подсветит, какой конкретно фрагмент текста в настоящий момент требует доработки и внимания сотрудника.
Наиболее продвинутые решения могут забирать на себя и другие задачи юристов. Например, генерировать ответы на судебные запросы, претензии и предписания, используя датасеты в виде законодательства и принятых в компании уставов и регламентов.
Как подключить ИИ к работе с документами
● Полностью заменить ПО. Несмотря на большие возможности, такой вариант будет сопровождаться рядом сложностей: необходимость переноса огромного всех корпоративных данных, переобучение сотрудников, барьеры для интеграции с текущим ПО.
● Доработать текущую систему силами разработчика СЭД. Если поставщик текущего решения имеет опыт создания интеллектуальных решений, то возможна доработка системы. Прежде чем выбрать этот вариант, изучите кейсы, реализованные разработчиком, запросите демо-версию обновленной системы.
● Внедрить готовый сервис, покрывающий бизнес-процесс. Вспомогательное программное обеспечение — это самостоятельные системы, которые оптимизируют те или иные процессы. Например, можно внедрить продукт для автоматической проверки договоров на риски и использовать его наряду с другими корпоративными сервисами. Такой компромисс поможет сэкономить ресурсы, и, как правило, интегрируется в уже использующиеся системы.
Таким образом, внедрение ИИ-решений не сможет исключить участие юристов, однако использование технологий приведет к следующим последствиям:
● повышению скорости согласования документов;
● уверенности при принятии решения о подписании документа;
● снижению затрат на осуществление юридической экспертизы;
● повышению эффективности работы компании и автоматизации всего цикла работы предприятия.
Компании, активно внедряющие инструменты цифровизации, будут иметь значительное преимущество перед конкурентами, ведь рутинные задачи будут выполняться быстрее и не зависеть от человеческого фактора.
Больше новостей о применении последних разработок в ИИ и машинного обучения в бизнесе — в нашем телеграм-канале.
Получить консультацию или узнать, подходит ли Вам подобное решение можно через электронную почту: info@embedika.ru.
